Jika Anda curiga bahwa peralatan cetak Anda dapat melakukan lebih banyak hal, Anda tidak sendirian. Penelitian yang dilakukan oleh salah satu pemasok peralatan cetak global terbesar menyimpulkan bahwa sebagian besar perusahaan rata-rata menggunakan sekitar satu perangkat untuk setiap dua pekerja pengetahuan dan setiap perangkat hanya digunakan sekitar 15 menit sehari. Penelitian yang sama menunjukkan bahwa rata-rata karyawan mencetak 1.000 hingga 1.200 halaman per bulan dan rata-rata perusahaan menghabiskan antara $ 800 dan $ 1.000 per tahun per karyawan untuk biaya dokumen.
Bagi sebagian besar perusahaan, keputusan pencetakan terbesar dulu adalah sewa-vs.-beli peralatan, tetapi sekarang menjadi layanan cetak Jasa Percetakan Komersial yang dikelola sendiri-versus-vendor (MPS). Salah satu alasan untuk perubahan ini adalah pencetakan sekarang dipandang sebagai infrastruktur penting, seperti jaringan TI dan manajemen fasilitas, daripada layanan dukungan sederhana.
Outsourcing MPS memiliki banyak manfaat yang jelas - tidak sedikit di antaranya adalah satu poin akuntabilitas. Ini berarti sumber daya pencetakan yang sebelumnya tersebar dapat digabungkan menjadi satu strategi yang memanfaatkan sebaik-baiknya apa yang sudah Anda miliki.
Cara berdiri di sebagian besar organisasi, setiap departemen bertanggung jawab atas pencetaknya sendiri. Jika salah satu rusak, seorang karyawan meminta yang baru tanpa berpikir. Tidak jarang beberapa printer tidak digunakan dengan baik sehingga mereka benar-benar berdebu. Kesalahannya terletak, bukan pada karyawan dan bukan pada manajemen, tetapi pada kurangnya pengawasan sistem printer di seluruh perusahaan. Ini adalah sesuatu yang kebanyakan perusahaan tidak memiliki kemampuan atau kecenderungan untuk melakukannya.
Penyedia MPS yang baik akan memiliki Layanan Cetak Terkelola pengalaman dan keahlian untuk membuat penilaian menyeluruh atas infrastruktur cetak Anda dan membuat serta menerapkan strategi untuk mengoptimalkan apa yang sudah Anda miliki. Strategi itu mungkin termasuk atau tidak termasuk rekomendasi untuk menambah peralatan baru.
Seperti yang CFO Anda ketahui, beberapa keuntungan terbesar berasal dari pengoptimalan sumber daya yang ada dan peralatan cetak tidak berbeda. Pertimbangkan manfaat ROI jangka panjang yang terbukti dari kemitraan MPS yang sukses:
• Memotong biaya kepemilikan peralatan
• Meningkatkan produktivitas
• Mengurangi konsumsi energi
• Menghilangkan atau mengurangi sanksi kepatuhan
• Mengurangi ketergantungan pada toko percetakan luar
MPS adalah manajemen perangkat hardcopy yang komprehensif seperti mesin fotokopi, printer, perangkat multifungsi, dan mesin faks. Sebagai strategi dan layanan, MPS dirancang untuk mengelola volume dokumen yang mengalir melalui perusahaan Anda, sekaligus meminimalkan biaya yang terkait dengan berbagi, mencetak, dan memperbaruinya.
Biasanya, setelah Anda menandatangani perjanjian, akan ada 3 langkah dasar untuk adopsi MPS perusahaan Anda:
1. Dokumentasi: Mengukur dan menilai kemampuan armada Anda.
2. Optimasi: Memanfaatkan aset dengan sebaik-baiknya dengan memastikan bahwa peralatan disebarkan secara optimal.
3. Perbaikan dan Augmentasi: Menggunakan manajemen dokumen dan strategi alur kerja untuk meningkatkan keluaran, membuat rekomendasi, dan memasang peralatan baru jika diperlukan.
Fungsi lain dari penyedia MPS Anda adalah menunjukkan secara tepat di mana Anda dapat mengurangi atau menghilangkan kebutuhan untuk membuat dokumen kertas.
Penyedia MPS bervariasi dalam ukuran, kemampuan, dan perangkat keras serta perangkat lunak yang mereka dukung. Beberapa bekerja dengan vendor tertentu dan lainnya netral vendor. Salah satu hal menyenangkan tentang bekerja dengan penyedia netral vendor adalah Anda tidak perlu membuang peralatan saat ini dan mungkin tidak perlu membeli peralatan baru.
Konsultan MPS Anda akan memberi Anda tenaga ahli yang akan membantu dalam desain, implementasi, dan pengelolaan infrastruktur pencetakan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis spesifik Anda. Konsultan akan menyertakan layanan printer, suku cadang dan persediaan bersama dengan laporan penggunaan yang disesuaikan. Sebagian besar mengenakan biaya per halaman.
Haruskah Anda serius tentang MPS?
Tanyakan pada diri Anda 5 pertanyaan berikut:
1. Apakah ini akan memberikan laba atas investasi yang solid (penelitian menunjukkan bahwa beberapa perusahaan menghemat hingga 30% untuk layanan pencetakan)?
2. Apakah Anda memaksimalkan investasi cetak Anda saat ini? Apakah mereka masih melakukan layanan yang awalnya Anda beli? Bisakah mereka berbuat lebih banyak?
3. Apakah peralatan cetak Anda kompatibel dengan teknologi terkini? MPS mungkin dapat mengurangi biaya dengan menggabungkan teknologi yang tepat dengan perangkat lunak dan layanan mutakhir yang akan memungkinkan bisnis Anda untuk menyederhanakan alur kerja, menghilangkan tugas manual yang memakan waktu, dan mengurangi biaya operasional.
4. Apakah departemen TI Anda menghabiskan banyak waktu untuk memperbaiki perangkat keras printer? Dengan memanfaatkan MPS untuk memantau perangkat dan memperbaikinya sesuai kebutuhan, Anda membebaskan departemen TI Anda untuk mengerjakan proyek yang lebih penting.
5. Apakah hijau penting bagi Anda? Penjatahan perangkat cetak yang cerdas di antara karyawan mengurangi penggunaan energi dan menghasilkan jejak karbon yang lebih kecil. Penjatahan yang cerdas juga mengurangi penggunaan kertas --- menghemat sumber daya alam.
Bagi sebagian besar perusahaan, keputusan pencetakan terbesar dulu adalah sewa-vs.-beli peralatan, tetapi sekarang menjadi layanan cetak Jasa Percetakan Komersial yang dikelola sendiri-versus-vendor (MPS). Salah satu alasan untuk perubahan ini adalah pencetakan sekarang dipandang sebagai infrastruktur penting, seperti jaringan TI dan manajemen fasilitas, daripada layanan dukungan sederhana.
Outsourcing MPS memiliki banyak manfaat yang jelas - tidak sedikit di antaranya adalah satu poin akuntabilitas. Ini berarti sumber daya pencetakan yang sebelumnya tersebar dapat digabungkan menjadi satu strategi yang memanfaatkan sebaik-baiknya apa yang sudah Anda miliki.
Cara berdiri di sebagian besar organisasi, setiap departemen bertanggung jawab atas pencetaknya sendiri. Jika salah satu rusak, seorang karyawan meminta yang baru tanpa berpikir. Tidak jarang beberapa printer tidak digunakan dengan baik sehingga mereka benar-benar berdebu. Kesalahannya terletak, bukan pada karyawan dan bukan pada manajemen, tetapi pada kurangnya pengawasan sistem printer di seluruh perusahaan. Ini adalah sesuatu yang kebanyakan perusahaan tidak memiliki kemampuan atau kecenderungan untuk melakukannya.
Penyedia MPS yang baik akan memiliki Layanan Cetak Terkelola pengalaman dan keahlian untuk membuat penilaian menyeluruh atas infrastruktur cetak Anda dan membuat serta menerapkan strategi untuk mengoptimalkan apa yang sudah Anda miliki. Strategi itu mungkin termasuk atau tidak termasuk rekomendasi untuk menambah peralatan baru.
Seperti yang CFO Anda ketahui, beberapa keuntungan terbesar berasal dari pengoptimalan sumber daya yang ada dan peralatan cetak tidak berbeda. Pertimbangkan manfaat ROI jangka panjang yang terbukti dari kemitraan MPS yang sukses:
• Memotong biaya kepemilikan peralatan
• Meningkatkan produktivitas
• Mengurangi konsumsi energi
• Menghilangkan atau mengurangi sanksi kepatuhan
• Mengurangi ketergantungan pada toko percetakan luar
MPS adalah manajemen perangkat hardcopy yang komprehensif seperti mesin fotokopi, printer, perangkat multifungsi, dan mesin faks. Sebagai strategi dan layanan, MPS dirancang untuk mengelola volume dokumen yang mengalir melalui perusahaan Anda, sekaligus meminimalkan biaya yang terkait dengan berbagi, mencetak, dan memperbaruinya.
Biasanya, setelah Anda menandatangani perjanjian, akan ada 3 langkah dasar untuk adopsi MPS perusahaan Anda:
1. Dokumentasi: Mengukur dan menilai kemampuan armada Anda.
2. Optimasi: Memanfaatkan aset dengan sebaik-baiknya dengan memastikan bahwa peralatan disebarkan secara optimal.
3. Perbaikan dan Augmentasi: Menggunakan manajemen dokumen dan strategi alur kerja untuk meningkatkan keluaran, membuat rekomendasi, dan memasang peralatan baru jika diperlukan.
Fungsi lain dari penyedia MPS Anda adalah menunjukkan secara tepat di mana Anda dapat mengurangi atau menghilangkan kebutuhan untuk membuat dokumen kertas.
Penyedia MPS bervariasi dalam ukuran, kemampuan, dan perangkat keras serta perangkat lunak yang mereka dukung. Beberapa bekerja dengan vendor tertentu dan lainnya netral vendor. Salah satu hal menyenangkan tentang bekerja dengan penyedia netral vendor adalah Anda tidak perlu membuang peralatan saat ini dan mungkin tidak perlu membeli peralatan baru.
Konsultan MPS Anda akan memberi Anda tenaga ahli yang akan membantu dalam desain, implementasi, dan pengelolaan infrastruktur pencetakan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis spesifik Anda. Konsultan akan menyertakan layanan printer, suku cadang dan persediaan bersama dengan laporan penggunaan yang disesuaikan. Sebagian besar mengenakan biaya per halaman.
Haruskah Anda serius tentang MPS?
Tanyakan pada diri Anda 5 pertanyaan berikut:
1. Apakah ini akan memberikan laba atas investasi yang solid (penelitian menunjukkan bahwa beberapa perusahaan menghemat hingga 30% untuk layanan pencetakan)?
2. Apakah Anda memaksimalkan investasi cetak Anda saat ini? Apakah mereka masih melakukan layanan yang awalnya Anda beli? Bisakah mereka berbuat lebih banyak?
3. Apakah peralatan cetak Anda kompatibel dengan teknologi terkini? MPS mungkin dapat mengurangi biaya dengan menggabungkan teknologi yang tepat dengan perangkat lunak dan layanan mutakhir yang akan memungkinkan bisnis Anda untuk menyederhanakan alur kerja, menghilangkan tugas manual yang memakan waktu, dan mengurangi biaya operasional.
4. Apakah departemen TI Anda menghabiskan banyak waktu untuk memperbaiki perangkat keras printer? Dengan memanfaatkan MPS untuk memantau perangkat dan memperbaikinya sesuai kebutuhan, Anda membebaskan departemen TI Anda untuk mengerjakan proyek yang lebih penting.
5. Apakah hijau penting bagi Anda? Penjatahan perangkat cetak yang cerdas di antara karyawan mengurangi penggunaan energi dan menghasilkan jejak karbon yang lebih kecil. Penjatahan yang cerdas juga mengurangi penggunaan kertas --- menghemat sumber daya alam.
Komentar
Posting Komentar